Política de privacidade

1. Quem somos

A Vencion é a plataforma que responde no WhatsApp do seu negócio, marca na agenda e mostra o resultado num painel. Ela é operada por [razão social], inscrita no CNPJ sob o nº [CNPJ], com sede em [endereço].

Para qualquer assunto desta política, inclusive pedidos de titular, o canal é contato@vencion.com.

2. Dois papéis diferentes, e a diferença importa

A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018) separa quem decide o tratamento — o controlador — de quem executa o tratamento em nome dele — o operador. A Vencion é uma coisa ou outra dependendo de quem é o titular do dado:

A consequência prática está na seção 11: um paciente que quer ver ou apagar os próprios dados pede à clínica, não à Vencion — e a Vencion executa o que a clínica determinar.

3. Que dados o negócio guarda na Vencion

Estes são os dados dos pacientes e clientes do negócio contratante. A Vencion os trata como operadora.

Identificação

• Número de WhatsApp e o nome que aparece no perfil do WhatsApp;
• Nome, CPF, data de nascimento e e-mail — pedidos pelo agente antes do primeiro agendamento, porque é o cadastro que a clínica precisa ter;
• Anotações que a equipe do negócio escreve sobre a pessoa, no painel.

Conversa

• O conteúdo das mensagens de texto trocadas com o número de atendimento, com data e hora;
• Quando chega áudio, imagem, figurinha ou documento, o arquivo não é guardado: fica apenas o registro de que uma mensagem daquele tipo chegou naquele horário. O agente atende só texto.

Atendimento

• Serviço, data, hora, duração e valor de cada agendamento;
• O que a equipe registra no fechamento: horário de chegada e saída, observações do atendimento, valor efetivamente cobrado, forma de pagamento, motivo de falta e sugestão de retorno.

Boa parte disso é dado pessoal sensível na definição do Art. 5º, II da LGPD — o fato de alguém ter marcado um procedimento numa clínica é dado referente à saúde. A Vencion trata todos os dados desta seção sob esse padrão, independentemente do campo em que estejam.

O que a Vencion não guarda: prontuário, laudo, imagem clínica, resultado de exame ou qualquer dado de cartão de crédito do paciente. A forma de pagamento registrada no fechamento é um rótulo ("pix", "cartão"), não um meio de pagamento.

4. Que dados a Vencion guarda de quem usa o painel

Aqui a Vencion é controladora.

• Nome, e-mail e a senha guardada como hash;
• O negócio a que a pessoa está vinculada e o papel dela ali;
• Endereço IP, identificação do navegador e datas de cada sessão aberta — é o que permite encerrar uma sessão e investigar um acesso indevido;
• A contagem de tentativas de acesso que falharam, por e-mail, para bloquear tentativa de adivinhação de senha;
• Os convites enviados: para quem, quando, por quem e se foram aceitos.

Da cobrança, a Vencion guarda apenas a identificação do negócio na Stripe e a situação da assinatura. Os dados de pagamento ficam na Stripe e não passam pelos servidores da Vencion.

5. Cookies e o site

Não há cookie de publicidade, de rede social ou de estatística de audiência neste site. Os únicos cookies usados são os que fazem o painel funcionar:

• Sessão. Mantém a pessoa autenticada depois do login. Expira em 30 dias, ou quando ela sai.
• Preferência de tela. Lembra se o painel lateral da conversa estava aberto ou fechado. Não identifica ninguém.

A escolha entre tema claro e escuro fica guardada no próprio navegador e não é enviada à Vencion.

6. Para que esses dados são usados

• Atender e agendar. Entender o pedido no WhatsApp, oferecer horários que existem de verdade e registrar o agendamento na agenda do negócio.
• Mostrar ao negócio o que aconteceu. Agenda, ficha do cliente, histórico da conversa e os números do período.
• Avisar quem precisa ser avisado. Quando o cliente pede para falar com uma pessoa, a Vencion notifica o número da equipe.
• Manter o serviço no ar e seguro. Autenticação, controle de acesso, backup e investigação de incidente.
• Cobrar a assinatura do negócio contratante.

Nada disso inclui usar os dados dos pacientes para finalidade própria da Vencion. Eles não são vendidos, não alimentam produto de terceiro, não viram base de anúncio e não são usados para treinar modelo de inteligência artificial.

Quanto às bases legais: o tratamento dos dados de quem usa o painel se apoia na execução do contrato e no legítimo interesse em manter o serviço seguro (Art. 7º, V e IX). Para os dados de paciente, a base legal é definida pelo negócio contratante, que é o controlador — em geral a tutela da saúde ou o consentimento do titular (Art. 11).

7. Com quem os dados são compartilhados

A Vencion é construída sobre serviços de terceiros, e essa lista é a resposta honesta para "onde ficam os dados dos meus pacientes?". Todos abaixo tratam os dados por conta da Vencion, para as finalidades da seção 6:

Fora dessa lista, dados só são compartilhados por determinação legal, ordem judicial ou pedido de autoridade competente — e, quando a lei permitir avisar, o negócio contratante é avisado.

Transferência internacional. Os serviços marcados como "Estados Unidos" implicam transferência internacional de dados, nos termos do Art. 33 da LGPD, amparada em cláusulas contratuais com cada um deles. Esta lista muda quando a arquitetura muda; a versão em vigor é sempre a desta página, e o negócio contratante é avisado antes de uma inclusão.

8. O agente de inteligência artificial

O atendimento é feito por um agente que usa um modelo de linguagem da Anthropic. Vale ser específico sobre o que sai daqui e vai até ele, porque essa é a parte que costuma ser descrita de forma vaga:

• O que é enviado. As mensagens recentes da conversa, o cadastro que o negócio já tem daquela pessoa (nome, e-mail, CPF e data de nascimento, quando existirem), a lista de serviços, os horários livres e as instruções e o FAQ escritos pelo negócio.
• O que não é enviado. Dados de outros clientes, dados de outros negócios, e nada que a pessoa não tenha escrito nessa conversa ou informado ao próprio negócio.
• Treinamento. O conteúdo enviado pela API não é usado pela Anthropic para treinar modelos.
• Sempre há uma pessoa do outro lado. O agente marca, remarca e cancela horário — não toma decisão clínica nem decisão com efeito jurídico sobre ninguém. A qualquer momento a pessoa pode pedir para falar com um atendente humano, e o negócio pode desligar o agente para aquela conversa ou por inteiro.

9. Por quanto tempo os dados ficam

• Dados de paciente e histórico de conversa. Enquanto durar o contrato com o negócio, que é quem decide o prazo. Encerrado o contrato, valem os prazos da seção 10.
• Memória de trabalho do agente. É um rascunho separado do histórico, usado só para o agente lembrar o fio da conversa. É apagado automaticamente todo dia.
• Sessões do painel. Expiram em 30 dias.
• Backups. O banco tem cópia diária, com 7 dias de retenção. Um dado apagado do banco continua existindo nos backups até essa janela passar.
• Registros de cobrança. Pelo prazo que a legislação fiscal exigir.

10. O que acontece quando o contrato acaba

Encerrado o contrato, o negócio contratante escolhe entre receber uma cópia dos seus dados ou tê-los eliminados. A Vencion mantém a base disponível por 30 dias depois do encerramento para essa escolha ser feita; passado esse prazo sem manifestação, os dados são eliminados, ressalvado o que a lei obrigar a guardar. Os backups seguem a janela da seção 9.

11. Direitos do titular, e para quem pedir

O Art. 18 da LGPD dá a qualquer pessoa o direito de confirmar se há tratamento, acessar os dados, corrigir o que estiver errado, pedir portabilidade, revogar consentimento e pedir eliminação. Onde exercer depende de quem você é:

• Se você é paciente ou cliente de um negócio que usa a Vencion: procure o próprio negócio. É ele o controlador dos seus dados, e é dele que a Vencion recebe a instrução. Se você escrever para a Vencion, o pedido será encaminhado ao negócio e você será avisado disso.
• Se você usa o painel, ou é o negócio contratante: escreva para contato@vencion.com. A resposta sai em até 15 dias.

Uma observação de método, porque ela é honesta e evita frustração: o histórico de atendimento é registro contábil e operacional do negócio, e por isso a eliminação dos dados de uma pessoa é feita por anonimização — nome, CPF, data de nascimento, e-mail, telefone e anotações são apagados, e o histórico de conversa também; o que sobrevive é o atendimento sem ninguém dentro dele. É o que permite atender ao titular sem destruir a escrituração do negócio.

12. Segurança

Estas são as medidas que existem hoje, e não uma lista de intenções:

• Todo tráfego trafega cifrado, e os dados ficam cifrados em repouso no provedor do banco;
• Senhas guardadas como hash — nem a Vencion consegue lê-las;
• O banco não é exposto à internet pública: só a aplicação e o orquestrador do agente falam com ele;
• Cada leitura do painel é filtrada pelo vínculo da pessoa com o negócio, a cada requisição — ninguém alcança dado de outro negócio trocando um número na URL;
• Login com limite de tentativas por endereço e bloqueio progressivo por conta, com aviso por e-mail ao titular da conta;
• Backup diário automático do banco.

Acesso da equipe da Vencion. Para dar suporte, resolver incidente e operar a plataforma, a equipe da Vencion consegue acessar os dados de um negócio, inclusive entrando no painel no lugar de um usuário. Esse acesso é registrado. Ele existe porque sem ele não há como consertar o que quebra — e está dito aqui porque não seria correto existir sem estar escrito.

Nenhuma medida elimina risco por completo. Se houver incidente de segurança relevante, a Vencion comunica o negócio contratante sem demora, com o que se sabe e o que está sendo feito, para que ele cumpra o Art. 48 da LGPD perante a ANPD e os titulares.

13. Crianças e adolescentes

Uma clínica atende menores de idade, e a Vencion parte do princípio de que quem conversa no WhatsApp é o pai, a mãe ou o responsável legal — que é quem tem legitimidade para informar os dados da criança, na forma do Art. 14 da LGPD. Cabe ao negócio contratante garantir isso no atendimento. O agente não pede dado a quem se identifique como criança e não conduz cadastro sem um responsável do outro lado.

14. Mudanças nesta política

Quando esta política mudar, a data no topo muda junto. Se a mudança alterar de forma relevante o que é tratado, com quem é compartilhado ou por quanto tempo é guardado, os negócios contratantes são avisados por e-mail antes de a nova versão valer.

15. Contato

Dúvida, pedido de titular ou suspeita de incidente: contato@vencion.com. Se preferir ler o outro documento antes, os termos de uso estão aqui.